CASE: Hoe kan ik medewerkers autonomer laten werken?
In dit artikel ontdek je hoe Wim (52) heeft geleerd om beter te delegeren door werkstijlen te herkennen, in plaats van de hele tijd brandjes te blussen .
Wim, een jonge vijftiger, stapte vorig jaar in een leidinggevende rol. Hij stuurt 13 medewerkers verspreid over 3 locaties aan. Zijn team bestaat uit twintigers tot vijftigers met verschillende functies.
Tijdens het intakegesprek vertelt hij:
“Het valt me zo moeilijk om te begrijpen hoe anderen werken. Jonge mensen werken helemaal anders dan de oudere werknemers in de teams. Soms weet ik écht niet hoe ik moet reageren op jongere teamleden die me altijd maar vragen komen stellen. Ik heb het gevoel dat iedereen de hele tijd aan mijn mouw trekt en ik vind amper tijd om mijn eigen werk te doen.”
“Contracten met grote klanten dien ik altijd zelf af te sluiten. Zó staat mijn agenda de hele week vol. Soms moet ik op 3 locaties tegelijk zijn. Ik loop van hot naar her en iedereen klampt me voortdurend aan om van alles en nog wat op te lossen. Ik weet echt niet hoe ik de teams in de verschillende vestigingen zelfstandig kan laten werken want ik kan écht niet overal tegelijk zijn.”
Je medewerkers beter leren begrijpen
In de dagopleiding ‘Beter samenwerken met lastige mensen’ maakt Wim kennis met 5 eenvoudige werkstijlen waarin hij direct zijn eigen werkstijlen herkent. De groepsoefeningen tijdens het belevingsleren maken al snel duidelijk dat Wim het moeilijk heeft om niet in te springen. Hij is erg betrokken en houdt ervan om anderen te helpen. Hij vindt het leuk dat hij kan bijdragen.
Wim heeft zijn hele carrière in dezelfde sector gewerkt en voelt zich erin thuis. Hij kent de jobs van zijn medewerkers door en door en kan makkelijk grote klanten overtuigen. Als geen ander voelt hij aan wat klanten wensen of verwachten en dat maakt dat hij commercieel zeer succesvol is.
“Ik besef dat zelfstandigheid aanmoedigen cruciaal is om mijn team verder te ontwikkelen. Minder snel inspringen is de boodschap”, vertelt Wim aan het einde van de opleiding.
Van brandjesblussen naar delegeren
Een maand na de opleiding volgt er een coachinggesprek met Wim.
“Ik heb het nog steeds erg druk, maar de sessie heeft me veel geleerd. Met mijn team hebben we de verschillende werkstijlen besproken. Ze vonden dit een heel leuke manier om mekaar beter te begrijpen. Dit verhoogde de betrokkenheid in de teams.”
Wim heeft uit reflectie over de opleiding geleerd dat hij moet leren loslaten. Hij dient zijn grenzeloze beschikbaarheid voor zijn teams in te perken. Door zijn werkstijl nu te kennen begrijpt hij dat grenzen stellen een eerste prioriteit is. De valkuil van Wim is om altijd de reddende hand te zijn. Hij zit met zijn neus te dicht op de details en dient meer verantwoordelijkheid te geven aan senior profielen.
Prioriteiten stellen en loslaten
Door coaching gaat Wim nadenken over wat de ideale situatie is voor hem en zijn team. Wat kan hij doen om dat waar te maken? Prioriteiten stellen in zijn agenda en taken delegeren zal het grote verschil maken. Wim maakt een actieplan op en gaat bewust taken delegeren waardoor hij meer vertrouwen stelt in de lokale teams.
Voortaan gaat hij elke meeting voorbereiden en zijn agenda een week op voorhand plannen. Dit doet hij door blokken te voorzien voor onverwachte omstandigheden of dringende klantenbezoeken. En om te leren loslaten gaat hij apart van de teams zitten in plaats van de hele tijd direct in hun buurt.
Afwisselen brengt rust
Hij zal voortaan afwisselen tussen zijn bureau bij het team en een aparte meeting ruimte waar hij niet kan afgeleid worden. Op deze manier leert Wim niet in de redderspositie te springen van zodra iemand een vraag heeft. Het is voor Wim de manier om als leidinggevende zijn team meer autonomie te geven.
De neiging om brandjes te blussen en de reddende engel te zijn is een onderdeel van de valkuilen van Wim zijn werkstijlen. Het is de kunst om de sterktes van zijn werkstijlen ten volle te benutten en de valkuilen te beheersen.
“Ik zie het helemaal zitten om op deze manier te gaan werken. Zo krijg ik zelf controle over mijn agenda in plaats van mijn agenda te laten vullen door anderen. Mij af en toe afzonderen van de teams helpt me om rustiger te kunnen werken en prioriteiten te stellen”, sluit Wim af.
