Waarom heldere en duidelijke communicatie belangrijk is

Dagelijks zijn we betrokken in goede en minder goede communicatie.

Nieuwszenders en media tonen ons hoe wereldleiders en politici communiceren. De gevolgen daarvan ondervinden we al heel snel via Twitter, Facebook en andere sociale media. In een fractie van tijd vertellen reacties en emoticons bij berichten wat de impact op mensen is. Vinden ze het leuk of net niet? Zijn ze verontwaardigd, teleurstellend of verheerlijken ze net de communicatie?

De tijd van iets in besloten kring te communiceren lijkt definitief verleden tijd. En net om die reden is het nu méér dan ooit belangrijk om goed te reflecteren over wat je openbaart. En zelfs nog belangrijker over hoe je gaat communiceren. De wijze waarop we iets overbrengen legt vaak meer gewicht in de schaal.

Een goed voorbeeld van communicatie

Een mooi voorbeeld van heldere communicatie was de toespraak van Greta Thunberg op het World Economic Forum in Davos in januari 2019. Onderaan kan je de video bekijken.

Wat maakte deze toespraak zo bijzonder?

En wat maakte ze nu net zo helder en duidelijk?

Gebruik van een metafoor, in dit geval ‘the house is on fire’ of ‘ons huis staat in brand’ in het Nederlands. Deze beeldspraak zegt impliciet dat onmiddellijke actie vereist is of alles gaat verloren.
Metaforen maken het mogelijk om een complex probleem simpel te verwoorden. Deze beeldspraak is makkelijk te visualiseren en roept emoties op.
Gebruik van expliciete communicatie. In deze toespraak worden de dingen bij naam genoemd. Wanneer we communiceren naar een multiculturele groep heeft expliciete communicatie de voorkeur, zoals Erin Meyer, professor bij Insead, beschrijft in haar publicaties.
Sense of urgency: als je mensen wil overtuigen van de noodzaak tot verandering is het belangrijk om de hoogdringendheid te benadrukken. Dat is volgens hoogleraar Kotter één van de acht stappen voor het leiden van verandering. De metafoor helpt hierbij. Zeg duidelijk wat er op het spel staat.
Opbouw van de boodschap door de juiste toon zorgt voor Geloofwaardigheid. De wijze waarop is rustig, weloverwogen en zelfverzekerd.
Aanbrengen van feiten die zorgen voor ‘Evidence’ of bewijsvoering: een opsomming van de huidige realiteit.
Goede ‘Reasoning’ of een welopgebouwd betoog
En Emotie die hier op op een subtiele wijze gebracht wordt. Deze laatste 4 kenmerken zijn wat Gary Genard in zijn boek How to give a speech de “CURE method” noemt: ‘Credibility, Using evidence, Reasoning and Emotion’.
De indirecte aanpak voor een gevoelig onderwerp is volgens diezelfde Genard ook kenmerkend voor deze toespraak. Een ongemakkelijke waarheid wordt aangekaart en toch wordt er niet met de vinger gewezen naar individuen.
Zeer belangrijk is het geven van hoop: we kunnen dit nog oplossen. Zonder hoop neigt een toespraak tot fatalisme. De hoop moedigt aan om actie te ondernemen. Wie herinnert zich niet de ‘Yes, we can’ van Obama?
‘The solution is simple’ geeft alweer de boodschap dat de oplossing eenvoudig en haalbaar is. De eenvoud maakt het sterker.
Het feit dat dit onderwerp door een tiener wordt gebracht schudt de volwassenen wakker. Helemaal volgens het ‘Shake up the audience’-principe van Genard. We dienen aan toekomstige generaties te denken. Een kritische boodschap wordt op memorabele wijze gebracht.
De subtiele emotie leidt tot het woord ‘Fear’ of angst. Een basisemotie die we allemaal begrijpen.
Er wordt een duidelijke verwachting gecommuniceerd: ‘I want you to act now…., not to give hope….’. Ze wil dus niet enkel hoopgevend nieuws horen, maar dat alle luisteraars nu actie ondernemen.

Kortom, of de luisteraars zich al dan niet aangesproken voelden, er werd in ieder geval naar Greta geluisterd. Als het niet in Davos was, dan wel via sociale media.

Wat kunnen wij nu hiervan leren om binnen organisaties klare, duidelijke taal te spreken?

Wees transparant.
Spreek expliciete taal als de toehoorders uit verschillende culturen komen of als er ruimte is voor dubbelzinnige interpretaties.
Gebruik metaforen. Ze zijn een goede manier om luisteraars op eenvoudige wijze een kritische boodschap te geven.
Zeg duidelijk wat er op het spel staat.
Gebruik bewijsvoering, feiten, situaties en emoties in een toespraak volgens de CURE methode van Genard.
Geef hoop over wat er kan gedaan worden want het is nog niet te laat.
Maak je verwachtingen naar de toehoorders duidelijk.
Verbind de conclusie van de toespraak aan de start van de communicatie, in dit geval de metafoor.
Maak een verschil: ‘Make it memorable!’
Gebruik passie of in dit geval subtiele emotie op een rationele wijze gebracht.