Signalen om op te letten als manager tijdens feedback

Feedback is niet altijd zo duidelijk als we verwachten. Er zijn verschillende interpretaties mogelijk en feedback kan zowel expliciet als impliciet zijn.

De manier waarop mensen reageren op feedback is heel persoonlijk. Vaak herinneren de feedback ontvangers zich de boodschap niet meer duidelijk. Hier zijn verschillende redenen voor, waarvan ik er slechts een paar opnoem :

De feedback ontvangers voelen zich niet op hun gemak omdat ze feedback ervaren als kritiek
Ze passen mogelijks een filter toe die maakt dat ze enkel het slechtste deel van de boodschap horen en al helemaal geen lof
Of ze passen een andere filter toe die hen toelaat enkel de goede boodschap te horen. Alles wat minder goed klinkt wordt eruit gefilterd uit zelfbehoud.

Er is geen gouden regel om effectieve feedback te geven, die op iedereen van toepassing is. Het is zeer belangrijk om iemands werkstijl *, gedrag en communicatiestijl te observeren om de persoon beter te begrijpen.

En daarenboven moeten we dan ook nog eens rekening houden met de werkstijl van de feedback gever. Eén woord van lof van de ene persoon kan heel veel betekenen terwijl vele mooie woorden van een ander weinig kunnen betekenen.

Vorige week had één van mijn coachees haar jaarlijkse functioneringsgesprek met haar lijnmanager. De coachee heeft de voorbije maanden ongelooflijke groeisprongen gemaakt en stiekem hoopte ik dat ze erkenning zou krijgen voor haar harde werk, een oprechte “goed gedaan”. De werkelijkheid was anders, geen expliciete lof. Bij navraag over hoe haar gesprek dan was gegaan in vergelijking met voorbije jaren, kwam er iets interessants naar boven. Dit jaar was de lijnmanager zeer ontspannen en ze hadden een zeer interessant gesprek in tegenstelling tot andere jaren. Toen werden de vragen op het beoordelingsformulier bijna religieus gevolgd. Geen directe uitingen van lof van de lijnmanager, maar desalniettemin positieve feedback op impliciete wijze.

Men dient niet altijd op zoek te gaan naar heldere, expliciete feedback. Feedback kan ook impliciet gegeven worden en dit is dan mogelijks gelinkt met de werkstijl, culturele achtergrond, persoonlijke ervaringen in het verleden, …. van de feedback gever.

Uiteraard ben ik het ermee eens dat een lijnmanager in staat moet zijn om uit zijn/haar comfortzone te treden om op effectieve wijze feedback te kunnen geven en ontvangen. Jammer genoeg is de realiteit vaak anders en buiten onze controle. Effectieve feedback geven vraagt een goede dosis persoonlijke ontwikkeling van managers en dit vraagt tijd en vooral een veilige omgeving om dit te doen. Die veilige omgeving is niet altijd voorhanden binnen organisaties. Wat we zeggen en voelen kan een impact hebben op onze toekomst binnen de organisatie.

Zeer recent nog hoorde ik een opmerking van iemand die zei dat zelfs constructieve feedback geen nut heeft. Er ging een alarm af in mijn brein en ik kon mijn oren niet geloven. In mijn ervaring, over de jaren dat ik met managers gewerkt heb op verschillende niveaus binnen organisaties, wordt het deel van de cursus waarin deelnemers oprechte feedback aan elkaar geven, het meeste gewaardeerd.

Wat heel belangrijk is, is dat het geven van feedback wordt gedaan op een veilige manier, in een ‘ik ben OK/jij bent OK positie *, met alleen maar goede bedoelingen. Als mensen zich onveilig voelen bij het krijgen van feedback, dan wordt feedback vaak geclassificeerd als nutteloos.

Nuttig om in het achterhoofd te houden is dat er in feedback geen “one size fits all” bestaat !

Dit zijn enkele signalen om gade te slaan wanneer je feedback geeft aan jouw teamleden of aan collega’s :

Als mensen zich ongemakkelijk voelen wanneer ze feedback of lof krijgen, hou de feedback dan heel kort, ga er niet te diep op door. “Ik waardeer je harde werk” kan al goed genoeg zijn. Laat hen weten dat je hen ziet en vraag geregeld naar hun mening over iets. Dit op zich kan al meer dan genoeg lof zijn voor hen.
Als mensen voortdurend verlangen naar feedback, wees dan terughoudend. Zij kunnen net heel afhankelijk worden van jouw goed advies. De uitdaging hier is om deze medewerkers te stimuleren om na te denken over zichzelf en hen te leren om zichzelf te leren waarderen en hun eigen mening te leren vertrouwen en niet afhankelijk te worden van die van een ander. Gebruik niet teveel emoties in de feedback. Hou het vooral taakgericht en laat hen vooral weten dat je hen waardeert als persoon.
Als mensen zeer zelfkritisch zijn, dan kan je ze gerust stellen door te benadrukken dat 80% accuraatheid voor sommige taken goed genoeg is. Niet elke taak vraagt 100% perfectie. Wanneer je hun constructieve feedback geeft, kunnen ze net nog een tikkeltje meer zelfkritisch worden. Het is beter om hen te vragen welke feedback zij zichzelf zouden geven en die dan wat te verzachten. Deze medewerkers kunnen zeer streng voor zichzelf zijn. Als je feedback geeft, wees dan precies met veel detail. Daar houden ze van.
Als mensen het erg druk hebben en zich in alle soorten taken engageren, dan is het belangrijk om hen positieve feedback te geven over hun werk met de focus op de vorderingen in de taak en vooral het afwerken van de taak. Hiermee wordt het gewenste gedrag van taken te vervolledigen kracht bijgezet om zo te voorkomen dat ze zich gewoon blijven bezig houden met iets. Geef hen feedback met een vleugje humor. Dat wordt beter gesmaakt bij hen.
Als mensen de hele tijd gehaast rondlopen en taken uitstellen tot ‘vijf voor twaalf’, geef dan constructieve feedback over het goed vooraf plannen van taken. Hou vooral de feedback kort en beknopt of ze landt niet op de bestemming op tijd. Deze werknemers hebben tenslotte haast. Denk maar aan het witte konijn in Alice in Wonderland.

Hou rekening met iemands gedrag en werkstijlen wanneer je feedback geeft. Het gaat niet louter over de boodschap overbrengen, maar ervoor zorgen dat de boodschap echt verwelkomd en ontvangen wordt bij de medewerker, door deze boodschap juist af te stemmen op de persoon. Anders is het maar tijdsverspilling.