Waar gaat het meestal fout in communicatie ? Aan het begin, ergens halfweg of naar het einde toe?

“Goed begonnen is half gewonnen” is een oud gezegde en een “waarheid als een koe”.

Wil je een goede relatie met iemand opbouwen dan zijn die eerste momenten, de eerste indruk cruciaal voor het slagen van de relatie. Contact is noodzakelijk om de communicatie optimaal op gang te brengen. Loopt er iets fout in deze fase dan is de kans reëel dat de communicatie en dus ook de relatie gaandeweg uitdoven.

Of het nu een zakelijke relatie of een persoonlijke relatie betreft, maakt niet zozeer uit. Waar het om gaat is dat we mensen zijn en sociale relaties nu eenmaal een onderdeel van onze basisbehoeften zijn (piramide van Maslow). Voor de ene zijn ze al belangrijker dan voor de andere.

Contact is de allereerste stap in een goede relatie.

Het is de erkenning van de ander als mens door op een gezonde manier kennis te maken. De non-verbale communicatie is hier minstens even belangrijk als wat je zegt.

Waar dien je nu extra op te letten bij het leggen van Contact ?

• Zeg goeiedag of hallo

Laat mensen weten dat je hen ziet. Iemand een goeiedag wensen is niets meer dan zeggen ‘Ik zie jou’, ik erken jou als menselijk wezen (1). En hiervoor dien je de andere persoon helemaal niet persoonlijk te kennen of verdere communicatie te hebben.

Begroet je dagelijks iedereen op het werk ongeacht iemand zijn functie ?

• Maak oogcontact

Het kan niet genoeg gezegd worden hoe belangrijk oogcontact is om vertrouwen van iemand te winnen en om de andere als het ware (emotioneel) te lezen.

• Onthoud iemand zijn naam en spreek hem aan met naam

Hoe fijn is het niet als iemand je naam heeft onthouden nadat je mekaar een hele tijd niet hebt gezien ? Plots denk je, wow, die vindt me wel belangrijk als hij mijn naam nog kent.

Vind je het moeilijk om namen te onthouden ? “Concentreer je wanneer iemand zich aan je voorstelt; laat je gedachten niet afdwalen op het moment dat hij zijn naam zegt. Herhaal de naam in gedachten en spreek hem uit terwijl je elkaar de hand schudt.” (2)

Een ander hulpmiddel is in gedachten een persoonlijk kenmerk van de persoon te koppelen met de eerste letter van zijn naam, bijvoorbeeld ‘knappe Koen of Katrien’.

•  Spreek iemand zijn naam correct uit

Iemand zijn naam fout uitspreken kan mensen behoorlijk irriteren. Het is een vorm van respect voor de ander. Kan je zijn naam écht niet goed uitspreken, wees hier dan open en eerlijk over. Hierdoor ontstaat er wederzijds begrip.

• Start het gesprek met ‘small talk’ of koetjes en kalfjes

Voor de meeste mensen is het niet fijn om met de deur in huis te vallen en meteen tot de kern van de zaak te komen. Het kan onpersoonlijk of drammerig overkomen. Uiteraard zijn er (ongeduldige of druk bezette) mensen die dit prefereren en dat wordt dan wel snel duidelijk aan de reactie die je krijgt.

Toch kan het nooit kwaad om iets te zeggen over het verkeer, het weer, over de kantoren van de persoon die je ontmoet… Je gooit dan als het ware een visje uit waardoor je een heleboel te weten komt van de ander. Neemt die de uitnodiging aan om de ‘small talk’ verder te zetten ? Dan zit je op de juiste golflengte en kan je de relatie gaandeweg op een hoger niveau brengen.

Het is vergelijkbaar met zwemmen in een meer dat je niet kent waarbij je eerst gaat pootje baden en de ondergrond gaat voelen – de diepte aftasten – vooraleer je gaat zwemmen of een diepe duik neemt.

De ‘small talk’ bij zakelijke bezoeken start meestal met ‘lust je koffie of liever thee of iets fris’ en dan gaat het verder.

Wordt de uitnodiging tot small talk niet aangenomen ? Dan zal je op zoek moeten gaan naar andere ‘common ground’ als je dit wenst, zoeken naar een nieuwe golflengte die betere ontvangst geeft.

• Zoeken naar iets gemeenschappelijks of ‘common ground’

Het is de moeite waard om dit te exploreren om het vertrouwen in de relatie te verstevigen. Gek genoeg zijn het soms de kleinste dingen die maken dat je de ander meer vertrouwt. Het kan het dragen zijn van een kledingstuk in dezelfde kleur, een kunstwerk dat je bewondert, het ontdekken van een gemeenschappelijke interesse, kinderen hebben van dezelfde leeftijd enz. Op zo’n moment ontstaat er een magische connectie, een onzichtbaar verbindingslijntje.

Als je deze adviezen voor Contact weet om te zetten in de praktijk, dan ben je dus al half gewonnen zoals het oude spreekwoord zegt.